Bij een kantoorverhuizing dient U er rekening mee te houden dat er een aantal belangrijke zaken geregeld moeten worden.

Hieronder ziet U een aantal zaken die in de voorbereiding van een goedlopende verhuizing van groot belang kunnen zijn, om Uw verhuizing zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen, zodat U en Uw werknemers weer snel op de nieuwe werkplek aan de slag kunnen.

Cito totaalservice wil en kan U bij deze voorbereiding behulpzaam zijn zodat U zich bezig kan houden met Uw eigen werkzaamheden.

1. Verhuiscoördinatie
Wie regelt wat?
Wie is het centrale aanspreekpunt?
Vroegtijdig het verhuisbedrijf betrekken voor het geven van adviezen en aanwijzingen (ook op het gebied van facilitaire zaken)

2. Begrotingen
Met welke factoren dien ik rekening te houden?

3. Verhuisbericht
Welke gegevens moet mijn verhuisbericht bevatten?
Aan wie zend ik een verhuisbericht?

4. (Ver)bouw
De samenwerking met het bouwteam, wanneer wordt wat gedaan? Te denken valt aan elektra, vloerbedekking, brandpreventie, energiebesparing etc.

5. Fietsenstalling
Praktische wetenswaardigheden over een fietsenstalling.

6. Informatie intern
Hoe licht ik mijn eigen medewerkers in?

7. Sociale gevolgen
Het overbodig worden van bepaalde functies, andere groepssamenstellingen etc.

8. Verzekeringen
Dekt de bestaande verzekering het verhuisrisico?

9. Telecommunicatie
Technische aspecten en bedieningscomfort, omvang van de installatie, planning en toebedeling van faciliteiten, telefoon en computers, kabelnet etc.

10. Parkeren
De verschillende indelingsmogelijkheden met voor- en nadelen.

11. Inkoop in verband met de verhuizing.

12. Meubels
Inventarisatie, onderhandelen, indelen van de kamers etc.

13. Huisstijl
Zijn de teksten op het briefpapier en/of op de enveloppen nog juist?
Het wijzigen van drukmodellen.

14. Bewegwijzering
Hoe vinden bezoekers moeiteloos ons gebouw?
Welk beletteringsysteem kies ik?

15. Kantinefaciliteiten

16. Procedurewijzigingen
Wat voldeed niet goed, wat moet beter, wat hoeft niet meer?

17. Rampenplan
Brandveiligheid, brandblussers, veiligheidsvoorzieningen.

18. Schoonmaak
Planning rond de verhuisperiode, materialen etc.

19. Stoffering
Vloerbedekking, raamstoffering en zonwering.

20. Veiligheid rond de verhuizing.

21. Informatie extern
Naast het verhuisbericht misschien een advertentie?

22. Fotokopieertoestellen en drukpersen
Hoe moet ik vloeistoffen en poeders verwijderen?
Planning van de papiervoorraad.
Contracten nakijken van leveranciers.

23. Opruimen, afvalverwerking en archivering
Schiften en verzamelen, oud papier, afvalverwerking, ruimtebesparend en veilig archiveren etc.

24. Fotoreportage
Een logboek van de verhuisoperatie.

25. Politie
De verhuizing op tijd aankondigen bij de politie ivm evt. wegafzettingen.

26. Veiling
Wat te doen met overtollige inventaris?

27. Postbedrijf
Postbussen, antwoordnummer, brievenbus etc.

28. De oude buren
Laat de buren weten wanneer uw kantoor verhuist.

29. De nieuwe buren
Laat de buren weten wanneer uw kantoor verhuist.

30. Hygiëne
Toiletpapier, afval, zeep, handen drogen etc ( is er voldoende op oude en nieuwe locatie)

31. Inpakken
Het gebruik van dozen, tape etc.
Coderen
Hoe en wat inpakken
Vloerbelasting
Verhuisklaar maken van computers en meubilair
Chemicaliën en gevaarlijke stoffen
Transportmiddelen
Extra aandachtspunten m.b.t. o.a.: computer-, medische-, laboratoria- & productieapparatuur, kluizen & waardetransporten.

32. Gebruiksaanwijzing nieuw pand
Te denken valt aan de werking van de nieuwe telefooncentrale, wie heeft welke sleutels voor welke deuren etc.

33. Sleutels
Orde in de sleutelchaos ( sleutelplan)